Wielu biznesmenów większość wydatków wpisuje w koszty firmy, a dokładniej do tzw. Książki Przychodów i Rozchodów. Robią to, ponieważ wtedy mogą płacić niższe podatki. Z jednej strony się to jak najbardziej opłaca, ale z drugiej istnieje pewno ryzyko. Po przeprowadzanej kontroli skarbowej będą musieli się bowiem tłumaczyć, że wzięta faktura na firmę była uzasadniona.
Zasada zaliczenia wydatków do kosztów firmowych
Polskie przepisy wyraźnie mówią, że kosztami uzyskania przychodów są zawsze wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów oraz zachowania ich źródła.
Trzeba wiedzieć, że wydatek będzie zaklasyfikowany do przychodów przedsiębiorstwa, jeżeli będzie z nim ściśle związany. Właściciel nie może kupować na firmę takich rzeczy, jak: krawat dla siebie, sztućce czy nowoczesny gadżet elektroniczny, który nie jest mu potrzebny, aby prowadzić działalność gospodarczą.
Co ciekawe, sam Urząd Skarbowy nie zawsze interpretuje te zasady w logiczny i bardzo przejrzysty sposób. Nieraz bywa tak, że zamiast dodać pewne wydatki do kosztów firmy, wpisuje je do całkiem innej kategorii, np. ochrony zdrowia. Chodzi tutaj chociażby o taki przedmiot, jak kask motocyklowy.
Faktura na firmę – co można bezpiecznie w niej umieścić?
Na koniec warto zdawać sobie sprawę z tego, że nie zawsze trzeba wpisywać daną fakturę do Książki Przychodów i Rozchodów. Dobrym przykładem jest robienie zakupów na stacji benzynowej. Na jednej fakturze często mamy wpisane nie tylko paliwo, ale też inne towary: hot-doga, słodycze, napoje itp. Mimo to w KPiR zaznacza się jedynie koszty poniesione na benzynę, choć dokumentacja księgowa zawiera wszystkie dane.
Ale lepiej trzymać się ustalonych zasad i wiedzieć, co na pewno wrzuca się w koszty działalności, bez najmniejszych obaw i ryzyka. Są to na przykład wydatki na rozmowy na kartę oraz te dotyczące samego miejsca pracy – nie tylko opłaty za czynsz i media, leczy również za wyposażenie biura w meble, odpowiednie akcesoria (konkretną ilość potrzebnych komputerów, drukarek itd.) oraz samo dość drogie oprogramowanie.
Koszty pracownicze, a więc między innymi związane z umowami, wyjazdami służbowymi oraz integracjami, także można śmiało wpisać w koszty firmowe. Podobnie organizację szkoleń i spotkań biznesowych albo promocję przedsiębiorstwa w postaci reklamy, wizytówek i targów. Natomiast, jeżeli mowa o samochodzie firmowym, to trzeba pamiętać o prowadzeniu kilometrówki (spis przebiegu auta prywatnego używanego do celów dotyczących firmy).
