Jeśli masz poufne dokumenty, których musisz się pozbyć, być może zastanawiasz się, czy możesz je zniszczyć samodzielnie. Odpowiedź brzmi: tak, możesz niszczyć dokumenty samodzielnie, ale musisz pamiętać o kilku rzeczach. Po pierwsze, musisz upewnić się, że masz odpowiednie narzędzia do pracy. Najlepszym rozwiązaniem jest niszczarka do papieru, ale jeśli jej nie masz, możesz użyć ostrego noża lub nożyczek. Upewnij się tylko, że cokolwiek użyjesz, będzie w stanie pociąć papier na małe kawałki. Po drugie, musisz zdecydować, w jaki sposób chcesz zniszczyć dokumenty. Najbezpieczniejszą opcją jest ich zniszczenie, ale jeśli chcesz, żeby były nieczytelne, możesz je również podrzeć na małe kawałki. Na koniec upewnij się, że pozbędziesz się zniszczonych dokumentów w odpowiedni sposób. Nie wyrzucaj ich do kosza – najpierw je zniszcz lub podrzyj na małe kawałki, a następnie włóż do szczelnie zamkniętej torby lub pojemnika przed wyrzuceniem. Słaba niszczarka nie będzie w stanie całkowicie zniszczyć dokumentów i może pozostawić większe kawałki.
Czy potrzebujesz niszczenia dokumentów na miejscu? A może wolisz, żeby dokumenty były odbierane i niszczone poza siedzibą firmy? Obie opcje mają swoje plusy i minusy, więc pamiętaj, by dokładnie je rozważyć przed podjęciem decyzji. Niszczenie dokumentów na miejscu jest wygodniejsze, ale może być też droższe. Jeśli koszt jest najważniejszy, niszczenie dokumentów poza siedzibą firmy może być lepszym rozwiązaniem. Pamiętaj jednak, że niszczenie poza siedzibą firmy oznacza, że Twoje dokumenty będą przewożone w inne miejsce, co może zwiększyć ryzyko ich zagubienia lub kradzieży.
Jak długo przechowywać dokumenty?
Większość ekspertów zaleca przechowywanie dokumentów przez co najmniej trzy lata. Istnieją jednak dokumenty, które powinieneś przechowywać znacznie dłużej. Należą do nich akty urodzenia, akty małżeństwa, orzeczenia rozwodowe, karty Social Security i testamenty. Powinieneś również przechowywać wszelkie dokumenty związane z podatkami. IRS ma trzyletni okres przedawnienia, ale są pewne wyjątki. Na przykład, jeśli złożysz fałszywe zeznanie lub nie złożysz go wcale, przedawnienie nie ma zastosowania.
Niszczenie dokumentów może być świetnym sposobem ochrony prywatności i zapewnienia bezpieczeństwa informacji, ale ważne jest, byś upewnił się, że współpracujesz z renomowaną firmą, której możesz zaufać. Zdecyduj się na firmę, która posiada wyspecjalizowany park maszyn oraz odpowiednie certyfikaty zapewniające 100% skuteczność niszczenia i bezpieczeństwo danych Twojej firmy.
