Oddział firmy – jak założyć i jakie formalności spełnić?

Oddział firmy to wyodrębniona i samodzielna organizacyjnie część działalności gospodarczej, prowadzona poza siedzibą główną. Założenie takiej jednostki wymaga wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego oraz ustanowienia osoby kierującej lub reprezentanta, a sam oddział nie ma osobowości prawnej. W praktyce oznacza to, że działa w imieniu i na rachunek firmy macierzystej, ale może mieć własny adres, personel i wyodrębnioną księgowość. W artykule wyjaśniamy, jakie formalności trzeba spełnić krok po kroku.

Czym jest oddział firmy i jakie ma cechy?

Według ustawy z dnia 6 marca 2018 r. o zasadach uczestnictwa przedsiębiorców zagranicznych i innych osób zagranicznych w obrocie gospodarczym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej oddział to wyodrębniona i samodzielna organizacyjnie część działalności gospodarczej wykonywana poza siedzibą przedsiębiorcy lub głównym miejscem prowadzenia działalności. Taka konstrukcja sprawia, że oddział spółki nie posiada osobowości prawnej i nie może funkcjonować jako odrębny podmiot prawny.

W praktyce oznacza to, że jednostka działa w imieniu i na rachunek spółki macierzystej, a za jej zobowiązania odpowiada przedsiębiorca, który ją utworzył. Może jednak występować jako pracodawca, prowadzić oddzielną księgowość i mieć własne kierownictwo. Nie należy mylić oddziału z filią czy przedstawicielstwem – filia bywa używana zamiennie z oddziałem, natomiast przedstawicielstwo zajmuje się wyłącznie reklamą i promocją, a nie podstawową działalnością operacyjną.

Magazyny, parkingi lub hurtownie zlokalizowane pod innym adresem nie są samodzielne organizacyjnie, dlatego nie stanowią oddziałów. Oddział wykonuje te same rodzaje usług co główna jednostka i nie może rozszerzać zakresu działalności ponad to, co spółka ma wpisane w KRS.

Jak założyć oddział spółki krajowej?

Założenie oddziału przez spółkę zarejestrowaną w Polsce nie wymaga tworzenia nowego podmiotu, ale wiąże się z obowiązkiem wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego. Zanim złożysz wniosek, musisz przejść przez kilka formalnych etapów, zaczynając od analizy umowy spółki.

Sprawdzenie umowy spółki i uchwała zarządu

Pierwszym krokiem jest weryfikacja umowy spółki. Może ona zawierać dodatkowe wymagania dotyczące utworzenia oddziału, na przykład konieczność podjęcia uchwały wspólników. Jeżeli umowa nic nie wskazuje, sprawa pozostaje w kompetencji zarządu.

Zarząd podejmuje uchwałę, w której określa nazwę i adres oddziału, zakres jego działalności oraz osobę kierującą tą jednostką. Uchwała powinna również powołać tę osobę, co porządkuje zasady reprezentacji od pierwszego dnia funkcjonowania oddziału.

Wniosek do KRS i opłaty

Po podjęciu uchwały trzeba złożyć wniosek przez Portal Rejestrów Sądowych. Dla oddziału spółki polskiej właściwy jest formularz KRS-ZE, natomiast dla spółki zagranicznej – KRS-W10. Wszystkie czynności rejestrowe odbywają się elektronicznie.

Do wniosku należy dołączyć:

• uchwałę zarządu lub zgromadzenia wspólników o utworzeniu oddziału,
• dane adresowe jednostki,
• informacje o osobie kierującej oddziałem,
• dowód uiszczenia opłaty sądowej w wysokości 250 zł oraz 100 zł za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.

Nadanie numerów identyfikacyjnych

Oddział spółki nie ma własnej osobowości prawnej, ale otrzymuje własny numer REGON. Składa się on z 14 cyfr, które tworzą 9-cyfrowy REGON spółki matki, 4-cyfrowa liczba porządkowa oddziału oraz cyfra kontrolna.

Własny NIP zostanie nadany oddziałowi tylko wtedy, gdy ma on status odrębnego pracodawcy. Jeżeli jednostka nie zatrudnia pracowników, na fakturach VAT pozostają dane spółki głównej.

Jak zarejestrować oddział przedsiębiorcy zagranicznego w Polsce?

Przedsiębiorcy z państw Unii Europejskiej mogą tworzyć oddziały w Polsce praktycznie bez ograniczeń. Podmioty spoza UE działają na zasadzie wzajemności, co oznacza, że ich prawo do otwarcia oddziału zależy od umów międzynarodowych. Przykładowo amerykańska spółka może to zrobić na podstawie Traktatu o stosunkach handlowych i gospodarczych pomiędzy Polską a USA z 21 marca 1990 roku.

Podstawowym warunkiem rozpoczęcia działalności w tej formie jest wpis do Krajowego Rejestru Sądowego. Bez niego oddział nie może legalnie funkcjonować na terytorium Polski.

Nazwa jednostki powinna zawierać oryginalną nazwę przedsiębiorcy zagranicznego, przetłumaczoną na polski formę prawną oraz dopisek „oddział w Polsce”. W przypadku spółki krajowej firma oddziału osoby prawnej zawiera pełną nazwę tej osoby oraz określenie „oddział” ze wskazaniem miejscowości, w której ma siedzibę.

Przedsiębiorca zagraniczny może rozpocząć działalność w ramach oddziału dopiero po uzyskaniu wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego.

Wymagane dokumenty

Do wniosku o wpis oddziału przedsiębiorcy zagranicznego trzeba dołączyć między innymi adres w Polsce osoby upoważnionej do reprezentowania, akt założycielski, umowę lub statut z uwierzytelnionym tłumaczeniem na język polski oraz odpis z rejestru wraz z tłumaczeniem. W przypadku przedsiębiorców spoza UE lub EFTA konieczne jest również zaświadczenie o wzajemności, które można uzyskać w ambasadzie lub konsulacie.

Reprezentant działa w imieniu i na rzecz przedsiębiorcy, nie musi być obywatelem Polski ani pracownikiem oddziału. Można ustanowić więcej niż jedną osobę do tej roli, a każde powołanie lub odwołanie wymaga formy pisemnej.

Wnioski składa się wyłącznie elektronicznie przez Portal Rejestrów Sądowych. Dokumenty muszą być podpisane elektronicznie – kwalifikowanym podpisem, podpisem zaufanym lub osobistym.

Koszty i terminy

Opłata sądowa za wpis oddziału zagranicznego wynosi 500 zł. Jeżeli składasz pełnomocnictwo, dolicz opłatę skarbową w wysokości 17 zł. Sąd rejestrowy rozpoznaje wniosek w terminie 7 dni od jego wpływu, a jeżeli konieczne jest usunięcie braków, termin ten liczy się od ich uzupełnienia.

Po wpisie oddziału należy zgłosić dane uzupełniające do urzędu skarbowego na formularzu NIP-8 w ciągu 21 dni od wpisu, a jeśli planujesz zatrudniać pracowników – w ciągu 7 dni od rozpoczęcia działalności.

Jak założyć oddział firmy za granicą?

Polska firma może otworzyć oddział w innym państwie Unii Europejskiej lub poza Wspólnotą. Zasady rejestracji są ustalane autonomicznie przez państwo, w którym jednostka ma funkcjonować, dlatego przed rozpoczęciem działalności trzeba zweryfikować lokalne przepisy.

Oddział polskiej spółki za granicą pozostaje powiązany z firmą macierzystą i nie staje się odrębnym podmiotem prawnym. Główna działalność przedsiębiorstwa nadal powinna skupiać się na terytorium Polski.

Niemieckie formy oddziału

W Niemczech polski przedsiębiorca może prowadzić działalność w jednej z trzech form. Pierwsza to spółka zależna (Tochterunternehmen), która jest samodzielnym prawnie przedsiębiorstwem, z własną nazwą i sprawozdaniami finansowymi. Druga to samodzielna filia (Zweigniederlassung), fizycznie oddzielony oddział z własnym kierownictwem, księgowością i aktywami. Trzecia to niesamodzielny oddział (Betriebsstätte), który pozostaje całkowicie zależny od głównej siedziby i nie wymaga wpisu do rejestru handlowego.

Spółka zależna najczęściej przybiera formę GmbH, KG lub AG. Jej rejestracja wymaga poświadczenia notarialnego oraz wpisu w rejestrze handlowym właściwego sądu rejonowego. Samodzielna filia działa zgodnie z §§ 13 i następnymi niemieckiego kodeksu handlowego (HGB). Niesamodzielny oddział wymaga jedynie rejestracji działalności gospodarczej w urzędzie handlowym gminy.

Opodatkowanie oddziału

Jeżeli polska firma prowadzi w Niemczech oddział uznawany za stałą placówkę, jej zyski muszą być opodatkowane w tym państwie. Podatek zależy od formy prawnej jednostki macierzystej i odpowiada podatkom niemieckiego przedsiębiorstwa o odpowiedniej formie prawnej.

Podmiot z siedzibą na terenie Niemiec ma obowiązek odprowadzenia podatku od działalności gospodarczej. W zależności od statusu prawnego mogą pojawić się również podatek od osób prawnych, podatek dochodowy lub dodatek solidarnościowy. Znajomość umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania pozwala uniknąć płacenia daniny dwa razy w obu krajach.

Jakie obowiązki podatkowe i księgowe ma oddział?

Oddział spółki zagranicznej w Polsce, który faktycznie prowadzi działalność, podlega podatkowi dochodowemu od osób prawnych od dochodów osiąganych na terytorium Rzeczypospolitej. Jest także płatnikiem podatku VAT, jeżeli wykonuje czynności opodatkowane. Jeżeli zatrudnia pracowników, odprowadza składki na ubezpieczenia społeczne oraz zaliczki na podatek dochodowy za pracowników.

Ustawa o rachunkowości wymaga, aby taka jednostka prowadziła oddzielną księgowość w języku polskim i według polskich przepisów. Alternatywą mogą być międzynarodowe standardy rachunkowości, ale dotyczy to wyłącznie sytuacji wyraźnie dopuszczonych przepisami.

Warto zwrócić uwagę na umowy w sprawie unikania podwójnego opodatkowania. Zawierają one definicję zakładu jako stałej placówki, przez którą całkowicie lub częściowo prowadzona jest działalność gospodarcza. Dzięki właściwemu ustaleniu miejsca opodatkowania można uniknąć podwójnej daniny. Do kategorii zakładu zalicza się między innymi siedzibę zarządu, filię, biuro, fabrykę, warsztat czy kopalnię.

Pojęcie zakładu nie obejmuje natomiast placówek o charakterze przygotowawczym lub pomocniczym. Są to przykładowo:

• placówki służące wyłącznie do składowania lub wystawiania dóbr,
• zapasy towarów utrzymywane wyłącznie w celu składowania lub wystawiania,
• stałe placówki utrzymywane wyłącznie w celu zakupu dóbr lub zbierania informacji,
• działalność o charakterze przygotowawczym lub pomocniczym.